Executive Administrative Assistant

Job Description

Job title: Executive Administrative Assistant

Company: Wilfrid Laurier University

Job description: Application Deadline: 10/04/2024Please note: This is a courtesy post on behalf of Alliance of Canadian Comprehensive Research Universities (ACCRU). Employment will be with ACCRU.Position: Executive Administrative AssistantPosition Overview:
We are seeking a dedicated individual to support the Executive Director of the Alliance of Canadian Comprehensive Research Universities (ACCRU) in the daily operations of the organization.Founded in 2011, ACCRU is a network of 48 universities that collaborates to share information, resources, and strategies aimed at promoting research excellence within small and medium-sized comprehensive universities across Canada. Representing 48 out of the 97 universities in the country, ACCRU members span all 10 provinces and the Yukon.The Executive Administrative Assistant will work under the direct supervision of the Executive Director, providing essential support for the day-to-day activities of the Alliance. The ideal candidate will be proficient in both spoken and written English and French and capable of assisting with data entry, bookkeeping, document preparation, and maintaining the Alliance’s online presence. Additionally, the candidate should be familiar with social media platforms and video conferencing tools such as Zoom and Microsoft Teams.Key Responsibilities:

• Organize and manage internal meetings (Executive, wider membership), including virtual, hybrid, and occasional in-person engagements.
• Draft and compose professional documents (e.g., communications, reports, policies).
• Assist with calendar management for the Executive Director and Executive meetings.
• Handle general office tasks and administrative duties.
• Prepare and distribute meeting materials, and assist with the preparation of key ACCRU documents.
• Support data entry and bookkeeping tasks (e.g., invoicing, managing payments, updating membership lists).
• Assist the Executive Director in managing ACCRU’s presence on various social media platforms.
• Update website content as needed.
• Maintain a social media calendar, including content creation, collection, and posting.
• Provide organizational support for the Annual General Meeting, including event planning and execution.

Qualifications:

• Proficiency in both English and French, written and spoken.
• Strong communication and organizational skills.
• Ability to meet deadlines and work efficiently under tight timelines.
• Proficiency with MS Office tools and collaborative platforms (e.g., SharePoint).
• Knowledge of social media management and maintaining an online presence.
• Experience with bookkeeping and basic data entry is an asset.

Working Conditions:

• Part-time position (17 hours per week, Monday to Thursday, 4.25 hours per day).
• Remote work.
• Some travel may be required for the Annual General Meeting.
• Compensation: $25 per hour.
• Two weeks of paid vacation plus statutory holidays.

Application Process:
To apply, please send your resume along with two references to the attention of Dr. Michel Caron, Executive Director, at .Applications will be accepted until October 4th at 5 PM (EST). Only candidates selected for an interview will be contacted.The Alliance places a high value on the principles of equity, diversity and. inclusion. We invite applications from women, members of visible minorities, ethnic minorities, Aboriginal peoples and persons with disabilities.Poste : Adjoint(e) administratif(ve) au Directeur généralCe poste a pour fonction d’assister le Directeur général de l’Alliance dans le fonctionnement quotidien de l’organisation, comme décrit ci-dessous.Fondée en 2011, l’Alliance des universités canadiennes de recherche de petite et de moyenne taille (ACCRU) est un réseau de 48 universités qui partagent de l’information, des ressources et des stratégies pour soutenir l’excellence en recherche dans les petites et moyennes universités partout au Canada.Les universités membres de l’Alliance couvrent les 10 provinces et le Yukon et représentent 48 des 97 universités canadiennes.Résumé de l’emploiTravaillant sous la supervision du Directeur général, l’assistant(e) administratif(ve) au Directeur général appuiera les mesures prises par le Directeur général au nom de l’Alliance et de son exécutif. On s’attend à ce que le candidat ou la candidate soit capable de fonctionner en anglais et en français parlés et écrits et d’être en mesure d’aider à la saisie de données et à la tenue de livres. Le candidat ou la candidate devra rédiger des documents et connaître l’utilisation de diverses plateformes de médias sociaux ainsi que des plateformes Zoom et Teams pour les réunions.Responsabilités professionnelles

• Organiser des réunions internes (Exécutif et avec des groupes de membres), incluant des engagements virtuels, hybrides et certains engagements ciblés.
• Composer des documents.
• Appuyer la planification et la gestion du calendrier pour les réunions du Directeur général et les réunions de l’Exécutif.
• Gérer les tâches générales du bureau.
• Préparer des documents professionnels pour l’Alliance (p. ex. communications, rapports, politiques, etc.) et élaborer et envoyer les documents pour les réunions.
• Aider à la saisie des données et à la tenue de livres (p. ex. envoi de factures, gestion des paiements, mise à jour de la liste des membres).
• Aider le Directeur général à maintenir la présence de l’Alliance sur diverses plateformes de médias sociaux.
• Contribuer à la mise à jour du contenu du site Web.
• Prendre en charge un calendrier de médias sociaux de collecte, de création et de publication de contenu sur les canaux.
• Fournir un soutien à l’organisation et à la conduite de l’assemblée générale annuelle.

Qualifications requises

• Faciliter d’opérer tant en français qu’en anglais.
• Les compétences en communication et en organisation sont considérées comme des compétences générales essentielles pour ce poste.
• Capable de travailler sur de courts délais.
• Maîtrise des outils MS Office et de l’organisation et de l’utilisation des systèmes de fichiers partagés pour la collaboration et la communication (par exemple, Share point).
• Faciliter à opérer sur les diverses plateformes de médias sociaux.

Conditions de travail

• Poste à temps partiel (17 heures/semaine, du lundi au jeudi) (4,25 heures/jour).
• Travail à distance.
• Certains déplacements pourraient être nécessaires pour l’assemblée générale annuelle.
• Salaire de 25 $ l’heure.
• Deux semaines de vacances payées.
• Tous les jours fériés sont inclus.

Pour postuler ce poste, envoyez votre Curriculum avec deux références à l’attention du Dr Michel Caron, Directeur général àCe poste sera ouvert jusqu’au 4 octobre, 17H (H.N.E.). Seules les personnes retenues en entrevue recevront un suivi.

Location: Yukon

Job date: Thu, 26 Sep 2024 04:24:33 GMT