Conseillère ou conseiller en gestion documentaire

Job Description

Job title: Conseillère ou conseiller en gestion documentaire

Company: Transports et Mobilité durable Québec

Job description: Numéro10800SRS04000223-MNMinistère ou organismeMinistère de la JusticeRégionToutes les régionsCorps-classe d’emplois108.00 – Analyste de l’informatique et des procédés administratifsCatégorie d’emplois6 – Emplois professionnelsPériode d’inscriptionDu 2024-09-23 au 2024-10-07Domaine d’emploisAdministration, affaires, comptabilité et financeRenseignements générauxConseillère ou conseiller en gestion documentaire
(108-00)Processus de sélection – Recrutement – 1 emploi régulier offertPossibilité de télétravail, mais obligation de se présenter à l’un des ports d’attache à raison de 2 jours par semaineSoyez au cœur de la Justice québécoise! Ministère de la Justice : Direction générale de la qualité des services, des solutions d’affaires et de la transformation (DGQSSAT) – Direction de la qualité des services (DQS) – Service de l’analyse d’affaires (SAA). L’entrée en fonction est prévue au début du mois d’octobre 2024.Lieu de travail : au 1200, route de l’Église, à Québec.Il est toutefois possible d’occuper l’emploi depuis une autre région du Québec. Le lieu de travail sera déterminé par le sous-ministre.Le MJQ vous offre

• Des rabais corporatifs en lien avec les sports, les loisirs, la détente et même l’alimentation;
• Des

favorisant le bien-être et l’épanouissement professionnel. * Des possibilités de carrières
jusqu’au Grand Nord; * Une aide financière pour le soutien aux études favorisant le développement de carrière;

• Une

ayant un impact significatif dans la vie des citoyens;Contexte direction : Le Service de l’analyse d’affaires (SAA) soutient la réalisation des services de justice en offrant une expertise-conseil en matière d’analyse et d’amélioration des processus d’affaires, ainsi qu’en gestion documentaire. Il contribue activement à la mise en œuvre de projets de loi et à la mise en place de solutions d’affaires pour répondre à des besoins du Ministère et du réseau des palais de justice.L’équipe de la gestion documentaire a comme mandat général :

• D’assurer un rôle-conseil en matière de gestion des archives judiciaires et administratives;
• De planifier, diriger, organiser et évaluer la gestion des archives des tribunaux judiciaires;
• D’assurer la mise en œuvre du cadre normatif ainsi que sa mise à jour;
• D’assurer la coordination des travaux liés à l’implantation et l’utilisation des solutions et outils en matière de gestion documentaire;
• De promouvoir les bonnes pratiques en gestion documentaire;
• De collaborer avec la gestion immobilière afin d’établir les besoins en espace et l’aménagement des palais de justice;
• D’assurer la coordination des intervenants du réseau.

Au quotidienLa personne titulaire de l’emploi est appelée à coordonner l’ensemble des travaux liés à la gestion documentaire, et ce, pour l’ensemble du réseau judiciaire, comprenant en autres les palais de justice, la Cour d’appel, la Cour Supérieure, Cour du Québec, Tribunal des professions, Tribunal des droits de la personne, etc. Elle doit veiller à une bonne application des règles et exigences relatives à la conservation et à la disposition des archives judiciaires et administratives, et ce, dans une optique d’efficacité et d’efficience notamment au plan de l’optimisation des espaces d’archivage et des coûts inhérents. Elle participe activement à la transformation et à la modernisation de la justice à titre de ressource experte en gestion documentaire.Plus précisément, elle est appelée à assurer une gestion optimale des archives des greffes et archives administratives en :

• Élaborant et tenant à jour les calendriers de conservation en soutien aux juges en chef et autorités;
• Analysant les séries, en recherchant et recommandant aux juges en chef ou aux autorités de la DGQSSAT des solutions pour diminuer les délais de conservation;
• Assurant l’implantation et l’application des calendriers de conservation;
• Élaborant et tenir à jour les systèmes, politiques, guides, procédures et pratiques applicables;
• Concevant des sessions de formation, en formant les intervenants du réseau et en tenant leur expertise à jour;
• Fournissant conseil et assistance ainsi que le support d’analyse et de dépannage auprès des intervenants, notamment les coordonnateurs et les gestionnaires régionaux et locaux dans une optique de concertation et de complémentarité;
• Agissant à titre d’interlocutrice auprès des intervenants externes (Bibliothèque et Archives nationales du Québec, autres tribunaux, associations, justiciables, médias, Revenu Québec, etc.);
• Coordonnant la gestion des ressources relatives à l’archivage dans le réseau de la DGQSSAT afin d’assurer une gestion efficace et rationnelle des ressources utilisées en matière de gestion documentaire et des espaces d’archivage dans les palais de justice et dans les centres régionaux de préarchivage;
• Participant à l’évolution des nouvelles technologies dans le domaine en réalisant des études et analyses, en développant des systèmes et en élaborant des procédures.

Échelles de traitement : De 48 488 $ à 90 566 $*

• Le traitement de 90 566 $ fait référence à la majoration de 100,5 % du traitement attribué à l’employé au 18e échelon détenteur d’un diplôme universitaire dont l’obtention requiert un minimum de 90 crédits ou son équivalent.

*Il s’agit de l’échelle de traitement issue de la convention collective 2020-2023 et en vigueur actuellement. Le renouvellement de la convention collective étant en cours, l’échelle de traitement sera ajustée en fonction des paramètres salariaux qui ont été négociés suivant la signature de la nouvelle convention collective.Les montants associés à l’échelle de traitement peuvent être consultés sur le site Web duLe nombre d’heures hebdomadaires pour cet emploi est de 35 heures.Profil recherchéLes essentiels :

• Détenir un diplôme universitaire de premier cycle dans une discipline pertinente dont l’obtention requiert un minimum de 90 crédits ou une attestation d’études pertinentes dont l’équivalence est reconnue par l’autorité compétente

• Un candidat peut soumettre sa candidature s’il est en voie de terminer la dernière année de scolarité exigée pour l’obtention du diplôme requis.
• Chaque année de scolarité pertinente manquante peut être compensée par une année de scolarité pertinente de niveau égal ou supérieur. Le diplôme exigé peut également être compensé par un diplôme universitaire de deuxième cycle pertinent comportant un minimum de 45 crédits.
• Pour être considérée, toute scolarité effectuée hors du Canada doit faire l’objet d’une évaluation comparative (attestation d’équivalence) délivrée par le

. * Posséder la citoyenneté canadienne, le statut de résident permanent ou un permis de travail émis par l’autorité fédérale compétente pour occuper un emploi dans la fonction publique du Québec.

• Une personne en attente de la preuve de son statut de résident permanent ou d’un permis de travail peut soumettre sa candidature au présent processus de sélection. Toutefois, elle devra être autorisée à travailler légalement au Canada au moment de sa nomination.
• Avoir une connaissance du français appropriée aux fonctions.
• L’embauche est conditionnelle aux résultats d’une enquête de sécurité.
• Posséder deux années d’expérience en gestion documentaire.

Seront considérés comme des atouts :

• Une expérience à priori du milieu judiciaire du Québec ou de la gestion des archives des tribunaux.

Ce que vous mettrez à profit :

• Détenir de grandes habiletés analytiques;
• Faire preuve de créativité;
• Être organisée et avoir le sens des priorités développé;
• Avoir de bonnes habiletés en coordination de travaux;
• Faire preuve de proactivité dans ses interventions et dans ses communications;
• Détenir de bonnes habiletés communicationnelles tant à l’oral qu’à l’écrit;
• Bonne connaissance des lois, de la réglementation, des systèmes et des outils en vigueur en matière de gestion documentaire ainsi que leur implication.

Modalités d’inscriptionPériode d’inscription : Du 23 septembre au 7 octobre 2024 à 23 h 59Conseils pour votre candidature Bien compléter son dossier Emplois en ligne, ça compte! L’information inscrite dans votre dossier Emplois en ligne permet à l’équipe des ressources humaines de déterminer si votre candidature est retenue pour la prochaine étape du processus de sélection. Lisez nos .Inscription : L’inscription doit obligatoirement s’effectuer à l’aide du formulaire d’inscription en ligne. Pour soumettre votre candidature, vous devez cliquer sur « Poser ma candidature ». À noter que vous devez enregistrer votre dossier et cliquer sur le bouton « Soumettre » pour confirmer votre inscription au processus de sélection.Veuillez noter qu’il est de votre responsabilité de fournir un dossier complet et détaillé. Il est important de bien détailler vos expériences de travail et de compléter la section « Exigences et atouts » en recherchant à l’aide de mots-clés les éléments spécifiés dans l’offre d’emploi. C’est notamment avec cette information que les candidatures qui répondent le mieux au profil recherché seront repérées. Lorsque vous aurez soumis votre candidature, les informations contenues dans le formulaire ne pourront plus être modifiées.Au terme du traitement de votre candidature, il est possible que cette offre ne soit plus accessible dans votre dossier en ligne. Par conséquent, nous vous suggérons de conserver une copie de cette offre pour consultation ultérieure.Afin de connaître la procédure à suivre, pour remplir et transmettre le formulaire d’inscription en ligne ou pour de plus amples informations concernant ce nouveau mode d’embauche de la Fonction publique québécoise, nous vous invitons à consulter le site du Gouvernement du Québec .Aucun curriculum vitae ne sera accepté ni aucune candidature transmise par courrier électronique.Seules les personnes retenues seront contactées.Ce poste est à pourvoir dans les villes suivantes : Toutes les régions du QuébecInformations sur le processus de sélection :Mme Mélyssa NeaultDirection de l’attraction et de la gestion des talentsInformations sur les attributions de l’emploi :Mme Mira Banerjee,Tél: 514 939-2256, poste 53850
Directrice de la qualité des servicesInformations sur les modalités d’inscription en ligne :Si vous éprouvez des difficultés à postuler en ligne ou si vous croyez nécessaire d’apporter des modifications à votre formulaire pendant la période d’inscription, vous pouvez communiquer avec le Centre d’assistance en dotation pour la région de Québec, au 418 528-7157, ou ailleurs au Québec, au numéro sans frais au 1 866 672-3460.Les heures de disponibilité du Centre d’assistance en dotation – Candidat :Lundi, mardi, jeudi et vendredi : 8 h 30 à 12 h et 13 h à 16 h 30
Mercredi : 10 h à 12 h et 13 h à 16 h 30La fonction publique du Québec applique des à l’intention des femmes, des membres des minorités visibles et ethniques, des personnes handicapées, des anglophones et des Autochtones.Suivez-nous sur les afin d’en apprendre davantage sur notre organisation.

Location: Quebec City, QC

Job date: Mon, 07 Oct 2024 22:06:46 GMT