Adjoint(e) de direction, mode hybride (fonction publique)

Job Description

Job title: Adjoint(e) de direction, mode hybride (fonction publique)

Company: Quantum

Job description: Nº de réf : 116406Poste : adjoint(e) de direction, mode hybride (fonction publique)
Lieu de travail : Longueuil
Salaire : de 63 000 $ à 75 000 $ par année selon l’expérience et la formationRelevant de la Première Dirigeante, vous agissez comme adjoint(e) de direction pour le bureau de la direction générale en collaboration étroite avec l’assistante à la première dirigeante et les adjointes administratives de l’entreprise. Vous êtes en étroite relation avec les membres du conseil d’administration, la haute direction et l’ensemble du personnel. Votre rôle est de vous acquitter de diverses fonctions administratives permettant ainsi une gestion efficace des dossiers et des priorités.Voici les avantages :– Ce poste est non-syndiqué, avec un horaire flexible de 37,5 heures par semaine
– Il s’agit d’un poste temporaire jusqu’au 31 mars 2026, avec possibilité de prolongation
– Nous vous proposons une rémunération concurrentielle pouvant aller jusqu’à 75 000 $ par année selon l’expérience et la formation
– Vous aurez droit à une participation au régime du Fonds de pension de la fonction publique fédérale
– Chaque année, vous pourrez bénéficier de jusqu’à 15 jours de vacances, 15 jours de congé de maladie rémunérés, cinq jours de congé personnel rémunérés, ainsi que 13 jours fériés payés
– Nous offrons un programme complet d’assurances collectives
– Vous aurez accès à un programme d’aide aux employés (PAE)
– Nous remboursons les frais d’abonnement aux activités sportives et les frais d’adhésion à des ordres professionnels
– Nous proposons un programme de formation et de développement des compétences
– Nos bureaux sont idéalement situés près du métro Longueuil, facilement accessibles en transport en commun
– Nous offrons un stationnement ou un programme de remboursement des frais de transport en commun pour votre convenanceRôle :– Participer à la gestion de l’agenda et de la correspondance de la première dirigeante tout en déterminant leur degré de priorité
– Coordonner différentes réunions et accomplir toute activité s’y rattachant telles convocation, réservation et préparation de salle, transmission de documents pertinents et assurer les suivis
– Effectuer le suivi et la relance de certains dossiers dans le respect des échéanciers
– Assurer une redondance avec l’assistante à la première dirigeante en cas d’absence
– Apprendre l’ensemble des fonctions et responsabilités liées au soutien à la première dirigeante et à la présidente du conseil d’administration
– Prendre soin de dossiers et/ou d’informations de nature confidentielle et hors de la routine
– Coordonner et participer, en tant que secrétaire, aux réunions hebdomadaires du comité de direction
– Produire avec rigueur, en collaboration avec divers intervenants internes et externes, des mémoires, des documents, des rapports, des procès-verbaux, des demandes variées et d’autres correspondances
– Réviser et garantir la conformité ainsi que la qualité des documents selon les procédures et les normes établies
– Préparer les commandes, les décomptes de frais et les bons de commande dans SAP by Design, obtenir les autorisations nécessaires pour les paiements et effectuer les suivis requis
– Fournir un soutien administratif à la direction des communications, notamment en coordonnant et convoquant des réunions avec des partenaires
– Gérer la logistique à l’étage de la direction générale
– Valider les abonnements d’entreprise
– Collaborer avec les adjointes de l’entrepriseExpériences et scolarité recherchées :– Expérience pertinente d’au moins 7 ans dans un poste similaire en soutien à la haute direction et pour un conseil d’administration
– Grande aisance au niveau informatique, notamment
– Excellente maîtrise des logiciels MS Office
– Connaissance pratique d’Adobe Acrobat
– Connaissance de SharePoint
– Aisance dans l’utilisation de Teams
– Connaissance d’un logiciel de signature électronique (Consigno, DocuSign, AdobeSign)
– Connaissance de SAP by Design ou un logiciel de planification de ressources financières
– Bilinguisme avec aptitudes supérieures pour la communication écrite et verbale pour collaborer avec Ottawa et les membres de l’équipe de direction à travers le CanadaVeuillez envoyer votre CV au format Word à Katherine Zenetzis à .RECOMMANDEZ UNE PERSONNE EMBAUCHÉE POUR UN POSTE PERMANENT ET GAGNEZ JUSQU’À 1 000 $ ! Pour plus d’informations, .NOS PORTES VIRTUELLES SONT OUVERTES! En plus, vous passerez les entrevues à domicile grâce à différentes applications Web! Alors, contactez-nous dès aujourd’hui pour relever votre prochain défi professionnel.Numéros du permis CNESST : AP-2000158 et AR-2000157

Location: Longueuil, QC

Job date: Thu, 19 Sep 2024 04:22:16 GMT